1. Rekisterinpitäjä:

Kaarinan Sosialidemokraattinen kunnallisjärjestö ry.

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Kunnallisjärjestön puheenjohtaja

sdpkaarina@gmail.com

2. Rekisterin nimi:

Kaarinan SDP:n arvonta- ja yhteydenottorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus:

Kaarinan SDP järjestää kilpailuja ja arvontoja mm. sosiaalisessa mediassa ja erilaisissa tapahtumissa. Kilpailuun osallistujilta kerätään yhteystiedot kilpailun/arvonnan tulosten ilmoittamista varten sekä palkintojenjaon toteuttamiseksi. Lisäksi arvonnoissa- ja kilpailuissa sekä verkkosivujen kautta on mahdollisuus pyytää yhteydenotto. Tällöin tietoja käytetään myös yhteydenottoon, mutta ei ilman tietojen antajan/ henkilön suostumusta.

4. Rekisterin tietosisältö:

Etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja/ tai puhelinnumero.

5. Käsittelyperusteet:

Käsittely perustuu suostumukseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet:

Kilpailu- ja arvontalomakkeet (paperiset/sähköiset) sekä osallistuneiden sosiaalisen median tilit sekä osallistujan itsensä antamat lisätiedot

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle:

Rekisterin tietoja ei luovuteta.
Osa tiedoista sijaitsee pilvipalveluissa, jotka voivat sijaita EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet:

Manuaalinen aineisto:

Paperiset arvontalomakkeet arkistoidaan lukolliseen kaappiin, joka sijaitsee kulkuvalvotussa tilassa.

Sähköisesti tallennettu aineisto:

Sähköinen materiaali sijaitsee pilvipalvelussa, johon pääsy on rajattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Lisäksi sähköistä aineistoa syntyy, kun kilpailun/ arvonnan voittanut henkilö lähettää yhteystietonsa sähköpostitse. 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen:

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan vastuuhenkilölle.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan vastuuhenkilölle.

11. Tietojen poistaminen:

Kaarinan SDP säilyttää kilpailuun ja arvontaan osallistuneiden henkilötietoja max. 30 päivää. Arvonnasta syntyvä manuaalinen aineisto hävitetään, kun palkinto on toimitettu. Sähköisesti tallennettu aineisto hävitetään, kun palkinto on toimitettu. Yhteydenoton jälkeen tiedot poistetaan.